MICROSOFT 365 Gestion Électronique des Documents Mixte : présentiel / à distance
Dernière mise à jour : 12/09/2024
Si vous voulez parfaire votre gestion électronique des documents sur Microsoft 365. Cette formation est pour vous.
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Public visé
- Toute personne souhaitant acquérir une démarche efficace dans la gestion des documents électroniques sur son PC ou son Mac et sur Microsoft 365
Prérequis
- Connaissance de l'environnement Windows Connaissance de l'environnement Windows ou Mac OS
- Utilisation basique de Microsoft 365.
Objectifs de la formation
À l'issue de cette formation, l'apprenant sera capable de :
- Formaliser le classement et l'archivage des documents électroniques et des mails
- Définir des règles de classement et d'organisation de qualité
- Respecter la législation en matière de conservation des documents électroniques
- Utiliser les outils de stockage en Cloud de Microsoft 365
Contenu de la formation
Rappel de la législation
- Combien de temps conserver les documents ?
- Version papier
- Version électronique
- Quels sont les formats reconnus par la loi ?
Maîtriser l'organisation informatique au sein de son entreprise
- Interlocuteurs
- Organisation des serveurs :
- Webmail
- Dossier professionnel partagé
- Dossier personnel
Maîtriser techniquement la gestion de dossiers sur son ordinateur
- Créer, renommer, déplacer, supprimer un dossier
- Utilisation des favoris
- Utilisation des bibliothèques de fichier
Choisir une méthode de classement
- Classement chronologique
- Classement thématique
- Classement géographique
Choisir comment nommer un fichier ou un dossier
- Mots clefs
- Version
- Extension de fichier
- Informations et propriétés
Rechercher un fichier ou un dossier
- La recherche instantanée
- La recherche avancée
- L'indexation et son rôle dans la vitesse de recherche
Archiver ses données
- Règles et conseil d'archivage
- Utiliser les fonctionnalités de Windows et/ou Mac OS
- Créer un dossier compressé
Gestion de version et utilisation de la révision
- Retour sur le nommage des fichiers
- Activer et utiliser la révision dans le logiciel Office
Se repérer dans Microsoft 365
Stocker et partager avec OneDrive
- Stockage associé au compte
- Installer et utiliser l'application pour une utilisation hors ligne
- Gérer la synchronisation
Naviguer dans SharePoint Online
- Découverte de la navigation SharePoint
- Les différents types de sites
- Structure du site d'équipe
- Comprendre la structure d'un site
- Présentation des bibliothèques et listes
Comprendre les bibliothèques
- Les types de bibliothèque
- Le ruban et le menu du document
- Ouvrir un document
- Modifier un document
- Extraire/archiver un document
- Ajouter un document
- L'approbation et les versions
- Partager un document
Questions/Réponses
Compétences acquises à l'issue de la formation
- Formaliser le classement et larchivage des documents électroniques et des mails
- Définir des règles de classement et dorganisation de qualité
- Respecter la législation en matière de conservation des documents électroniques
- Utiliser les outils de stockage en Cloud de Microsoft 365
Modalités pédagogiques
- Explications théoriques suivies de pratiques guidées puis de mises en autonomie.
- Exercices autonomes et réguliers pour assurer l'assimilation
Moyens et supports pédagogiques
Votre formation a lieu en présentiel :
- 1 vidéoprojecteur par salle
- 1 ordinateur
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Votre formation se déroule à distance avec :
- 1 ordinateur
- 1 connexion Internet
- 1 adresse e-mail valide
- 1 équipement audio (micro et enceintes ou casque)
- 1 Webcam (facultatif – dans l'idéal)
- 1 deuxième écran (facultatif – dans l'idéal)
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Votre formation se déroule sur notre plate-forme de formation avec :
- 1 ordinateur
- 1 connexion Internet
- 1 adresse e-mail valide
- 1 équipement audio (micro et enceintes ou casque - facultatif)
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Support stagiaire :
À l'issue de la formation, les exercices et travaux pratiques réalisés, leurs corrigés ainsi qu'un support de cours dématérialisé sera fourni à chaque stagiaire par e-mail ou via la plate-forme FOAD.
Modalités d'évaluation et de suivi
L'acquisition des compétences de la formation se fait à travers le suivi du formateur tout au long de la formation (séquences synchrones et asynchrones). Elle s'appuie également sur la réalisation d'exercices et de TP. Enfin, des quiz s'ajoutent aux différents outils de validation de l'acquisition des compétences visées. Une évaluation est systématiquement réalisée par chaque stagiaire, à l'issue de la formation.
Profil du formateur
Nos formateurs sont certifiés à l'issue d'un parcours organisé par nos soins. Ils bénéficient d'un suivi de maintien et d'évolution de leurs compétences aussi bien au niveau technique que pédagogique.
Chacun de nos formateurs a bénéficié d'une formation spécifique à l'animation de classe virtuelle et à l'utilisation des solutions de formation à distance du Groupe ARKESYS.
Chacun de nos formateurs a bénéficié d'une formation spécifique à l'animation de classe virtuelle et à l'utilisation des solutions de formation à distance du Groupe ARKESYS.
Informations sur l'accessibilité
Cette formation est accessible à toute personne en situation de handicap. Notre référent handicap prendra contact avec les stagiaires concernés pour adapter l'animation à leurs besoins et rendre l'apprentissage accessible à tous. Enfin, nos centres de formation sont accessibles aux personnes à mobilité réduite.