Outlook - Perfectionnement Mixte : présentiel / à distance

• Intitulé : Gérer les courriels et la planification avec Outlook (Tosa)
• Codes : RS6958 CertifInfo tmp-676579b4e8d27
• Date de décision : 18/12/2024
• Date d'échéance d'enregistrement : 18/12/2027
• Organisme certificateur : ISOGRAD

• Toute personne souhaitant utiliser les fonctions avancées d'Outlook liées à un serveur MS Exchange.

• Connaissance de l'environnement Windows
• Utilisation régulière du module messagerie d'Outlook et connaissances des fonctionnalités de base

A l'issue de cette formation, l'apprenant sera capable de :

• Utiliser et configurer les options avancées de la messagerie
• Créer un rendez-vous et un évènement sur Outlook
• Créer une réunion et inviter des participants
• Créer une tâche, la rendre périodique et l'assigner à un collaborateur
• Archiver ses messages
• Gérer l'absence de bureau
• Déléguer un module d'Outlook

Jour 1 – Matin

 Revoir les fonctionnalités de la messagerie et les options avancées

• Critères d'importance
• Critère de diffusion
• Les options de suivi : accusé réception et confirmation de lecture, bouton de vote
• Configurer les options de remise
• Utilisation du suivi de message (drapeau)
• Utilisation des catégories
• Le volet de personnes

Utiliser le gestionnaire d'absence de bureau

• Mise en route et désactivation
• Création d'une règle "serveur" de gestion automatique des mails

Créer des dossiers

• Rappel sur la création d'un dossier
• Gérer l'affichage d'un dossier
• Rappel sur les règles de tri
• Création d'un dossier de recherche
• Configuration et utilisation des actions rapides

Archiver ses messages

• Enregistrer un message en fichier autonome (*.msg)
• Utilisation des fichiers de données Outlook (*.pst) : fermer et ouvrir un fichier *.pst
• Rappel concernant la date d'expiration des messages
• Configurer les options d'archivage automatique
• Lancer un archivage ponctuel

Jour 1 – Après-midi

Naviguer dans le calendrier

• Présentation de l'interface

Créer un rendez-vous ou d'un évènement

• Création d'un nouveau rendez-vous ou d'un évènement
• Programmer un rappel sur un rendez-vous
• Modification et suppression d'un rendez-vous
• Création d'un rendez-vous périodique
• Ajouter un compte rendu à un rendez-vous

Créer une réunion

• Inviter des participants à une réunion
• Explication des degrés d'invitation (obligatoire, facultatif et ressource)
• Gérer les réponses à une invitation
• Utilisation du volet planification et recherche de disponibilité
• Répondre à une demande de réunion

Personnaliser le calendrier

• Personnalisation de l'affichage
• Les options du calendrier : ajout de numéro de semaine, jours fériés, semaine de travail, horaires…
• Personnalisation des catégories
• Superposition de calendriers

Créer une tâche

• Présentation
• Créer une tâche simple et ajouter un rappel
• Créer une tâche périodique
• Assigner une tâche
• Récupérer une tâche

Déléguer un module d'Outlook

• Déléguer un module d'Outlook
• Ouvrir un module délégué
• Utilisation d'un calendrier délégué
• Présentation de l'option "privé" dans les contacts, tâches et rendez-vous

• - Utiliser et configurer les options avancées de la messagerie
• - Créer un rendez-vous et un évènement sur Outlook
• - Créer une réunion et inviter des participants
• - Créer une tâche, la rendre périodique et lassigner à un collaborateur
• - Archiver ses messages
• - Gérer l'absence de bureau
• - Déléguer un module dOutlook

• Explications théoriques suivies de pratiques guidées puis de mises en autonomie.
• Exercices autonomes et réguliers pour assurer l'assimilation

Votre formation a lieu en présentiel :

• 1 vidéoprojecteur par salle
• 1 ordinateur

Votre formation se déroule à distance avec :

• 1 ordinateur
• 1 connexion Internet
• 1 adresse e-mail valide
• 1 équipement audio (micro et enceintes ou casque)
• 1 Webcam (facultatif – dans l'idéal)
• 1 deuxième écran (facultatif – dans l'idéal)

Votre formation se déroule sur notre plate-forme de formation avec :

• 1 ordinateur
• 1 connexion Internet
• 1 adresse e-mail valide
• 1 équipement audio (micro et enceintes ou casque - facultatif)

Support stagiaire :

À l'issue de la formation, les exercices et travaux pratiques réalisés, leurs corrigés ainsi qu'un support de cours dématérialisé sera fourni à chaque stagiaire par e-mail ou via la plate-forme FOAD.