OUTLOOK Gagner du temps dans la gestion de mails répétitifs Mixte : présentiel / à distance
Dernière mise à jour : 25/07/2024
Optimisez votre gestion des e-mails, gagnez du temps et soyez plus efficace !
Découvrez comment créer et gérer des modèles d'e-mails et des règles pour simplifier vos tâches répétitives.
Découvrez comment créer et gérer des modèles d'e-mails et des règles pour simplifier vos tâches répétitives.
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Public visé
- Toute personne souhaitant gagner du temps dans la gestion des mails répétitifs dans la version bureautique d'Outlook.
Prérequis
- Utilisation courante d'un ordinateur
- Connaissance de l'environnement Windows ou Mac OS
- Utilisation quotidienne du module courrier d'Outlook
Objectifs de la formation
A l'issue de cette formation, l'apprenant sera capable de :
- Utiliser les QuickParts et les modèles dans Outlook
- Configurer et utiliser des actions rapides
- Créer une règle d'automatisation
Contenu de la formation
Utiliser une QuickPart dans ses mails quotidiens
- Rappel : mise en place d'une signature automatique
- Présentation du principe de QuickPart et création
- Utiliser une ou plusieurs QuickParts dans un mail
- Gérer les QuickParts : suppression, modification des propriétés…
Créer et utiliser des modèles de mails pour les traitements répétitifs
- Créer un modèle
- Utiliser un modèle
- Quelques conseils et astuces
Configurer une action rapide pour réaliser plusieurs actions en un clic
- Finaliser la configuration des actions rapides standards
- Créer une action rapide personnalisée
- Utiliser les actions rapides en les associant à des raccourcis clavier
Automatiser les traitements de mails répétitifs à travers des règles
- Créer une règle à partir d'un mail
- Créer une règle à partir d'un modèle de règle
- Créer une règle vierge : les 5 étapes
- Gérer les règles existantes : modifier, désactiver et supprimer les règles
- Exécuter des règles sur ordre
- Sauvegarder les règles
Questions/Réponses
Compétences acquises à l'issue de la formation
- Utiliser les QuickParts et les modèles dans Outlook
- Configurer et utiliser des actions rapides
- Créer une règle dautomatisation
Modalités pédagogiques
- Explications théoriques suivies de pratiques guidées puis de mises en autonomie.
- Exercices autonomes et réguliers pour assurer l'assimilation
Moyens et supports pédagogiques
Votre formation a lieu en présentiel :
- 1 vidéoprojecteur par salle
- 1 ordinateur
Votre formation se déroule à distance avec :
- 1 ordinateur
- 1 connexion Internet
- 1 adresse e-mail valide
- 1 équipement audio (micro et enceintes ou casque)
- 1 Webcam (facultatif – dans l'idéal)
- 1 deuxième écran (facultatif – dans l'idéal)
Votre formation se déroule sur notre plate-forme de formation avec :
- 1 ordinateur
- 1 connexion Internet
- 1 adresse e-mail valide
- 1 équipement audio (micro et enceintes ou casque - facultatif)
Support stagiaire :
À l'issue de la formation, les exercices et travaux pratiques réalisés, leurs corrigés ainsi qu'un support de cours dématérialisé sera fourni à chaque stagiaire par e-mail ou via la plate-forme FOAD.
Modalités d'évaluation et de suivi
L'acquisition des compétences de la formation se fait à travers le suivi du formateur tout au long de la formation (séquences synchrones et asynchrones). Elle s'appuie également sur la réalisation d'exercices et de TP. Enfin, des quiz s'ajoutent aux différents outils de validation de l'acquisition des compétences visées. Une évaluation est systématiquement réalisée par chaque stagiaire, à l'issue de la formation.
Profil du formateur
Nos formateurs sont certifiés à l'issue d'un parcours organisé par nos soins. Ils bénéficient d'un suivi de maintien et d'évolution de leurs compétences aussi bien au niveau technique que pédagogique.
Chacun de nos formateurs a bénéficié d'une formation spécifique à l'animation de classe virtuelle et à l'utilisation des solutions de formation à distance du Groupe ARKESYS.
Chacun de nos formateurs a bénéficié d'une formation spécifique à l'animation de classe virtuelle et à l'utilisation des solutions de formation à distance du Groupe ARKESYS.
Informations sur l'accessibilité
Cette formation est accessible à toute personne en situation de handicap. Notre référent handicap prendra contact avec les stagiaires concernés pour adapter l'animation à leurs besoins et rendre l'apprentissage accessible à tous. Enfin, nos centres de formation sont accessibles aux personnes à mobilité réduite.